Privacy Beleid

 

PRIVACYREGLEMENT

 

Inleiding

In dit privacy-reglement voor het Vereniging van Booteigenaren Oude Glorie (VBOG) wordt bepaald wie toegang heeft tot welke gegevens uit het leden- en het schepenregister.

 

Het ledenregister

Wie registreert en verstrekt de gegevens

Gegevens uit het ledenregister worden uitsluitend verstrekt door de beheerder van het ledenregister, op schriftelijke verzoek.

 

Welke gegevens bevat het ledenregister

In het ledenregister worden van de leden, kandidaat-leden en begunstigers de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

  1. naam en voorletters, man/vrouw;
  2. adres en postcode;
  3. woonplaats;
  4. telefoonnummer(s), vast en mobiel;
  5. e-mailadres;
  6. naam vaartuig;
  7. datum intrede in VBOG;
  8. lidmaatschapnummer;
  9. inzetbaarheid activiteiten binnen de vereniging (facultatief).

 

Aan wie worden welke gegevens verstrekt

Bestuur en commissies VBOG Het bestuur beschikt over een volledige, actuele ledenlijst uit het ledenregister. Commissies beschikken over gegevens die zij nodig hebben voor de realisering van hun doelstelling.
Leden VBOG De gegevens 1 t/m 9 worden aan de leden verstrekt, indien zij daarom verzoeken, voor persoonlijk gebruik.
Kandidaat-leden VBOG De gegevens 1 t/m 6, worden aan de kandidaat-leden verstrekt, indien zij daarom verzoeken, bijvoorbeeld in verband met een restauratie.
Begunstigers en sponsors De gegevens 1, 2 en 3 worden aan begunstigers verstrekt, uitsluitend als het doel is de leden van een eenmalige mailing te sturen.
Geïnteresseerden De gegevens 1, 2 en 3 worden aan geïnteresseerden verstrekt, uitsluitend als zij dat nodig hebben voor een doel dat past binnen de doelstelling van de VBOG en/of het doel is de leden van faciliteiten te voorzien.
In alle overige gevallen Uitsluitend na toestemming van de geregistreerde.

 

 

Het schepenregister

 

Wie registreert en verstrekt de gegevens

Gegevens uit het schepenregister worden uitsluitend verstrekt door de beheerder van het schepenregister, op schriftelijk verzoek.

 

Welke gegevens bevat het schepenregister

In het schepenregister worden de gegevens vastgelegd van de schepen van eigenaren die lid zijn, waren of mogelijk worden van de VBOG, alsmede van de schepen die binnen de doelgroep vallen en waarvan gegevens beschikbaar zijn. De volgende gegevens worden geregistreerd:

  1. de huidige en vorige naam en/of namen van het vaartuig;
  2. het type vaartuig en de eventuele vroegere functie(s);
  3. de actuele gegevens van het vaartuig zoals opgenomen in het register;
  4. de historische gegevens van het vaartuig;
  5. de naam van de huidige eigenaar;
  6. de naam/namen van vorige eigenaren met de periode;
  7. het VBOG-scheepsnummer ter identificatie van het vaartuig;
  8. het NRVM-registratienummer.

 

Aan wie worden gegevens verstrekt

Bij het verstrekken van gegevens wordt onderscheid gemaakt in twee groepen:

  1. betrokkenen bij het register, dit zijn:
  • het bestuur van de VBOG;
  • de (huidige) eigenaar van het vaartuig;
  • de vorige eigenaar(s) van het vaartuig;
  • de leden van de VBOG;
  • de Technische Commissie;
  • de Restauratiecommissie van de FONV;
  • de beroepsorganisatie van de NRVM;
  1. geïnteresseerden in het register, dit kunnen zijn:
  • overheden
  • instellingen en instanties die een relatie hebben met het varend erfgoed
  • alle overige instellingen, instanties, organisaties en personen.

 

Uitgangspunten bij het verstrekken van gegevens

Bij het verstrekken van de gegevens gelden de volgende uitgangspunten:

  • Registergegevens van vaartuigen zonder aanduiding van de (vorige) eigenaar zijn (in beginsel) openbaar en worden aan alle betrokkenen en geïnteresseerden verstrekt.
  • Alle andere registergegevens (die betrekking hebben op de naam van de huidige of vroegere eigenaar) zijn beperkt toegankelijk (voor betrokkenen) en worden eerst na toestemming van de betrokken eigenaar (aan bepaalde geïnteresseerden) beschikbaar gesteld. Hieronder worden deze beperkingen (en voorwaarden) nader uitgewerkt.

 

Aan wie worden welke gegevens verstrekt

Bestuur VBOG Het bestuur beschikt over een volledig, actueel schepenregister.
Eigenaar van het vaartuig De eigenaar krijgt desgevraagd de beschikking over alle geregistreerde gegevens van het eigen vaartuig.
Vorige eigenaar(s) van het vaartuig De vorige eigenaar krijgt desgevraagd de beschikking over de geregistreerde gegevens van het vaartuig, met (hooguit) de vermelding of de huidige eigenaar ook lid is van de VBOG.
Leden van de VBOG De leden van de VBOG krijgen desgevraagd de beschikking over de gegevens 1 t/m 5.
Technische Commissie De Technische Commissie beschikt over alle gegevens die nodig zijn om haar functie te kunnen uitvoeren.
Restauratiecommissie van de FONV De Restauratiecommissie krijgt de beschikking over de geregistreerde gegevens die nodig zijn voor de afhandeling van een subsidieaanvraag.
Beroepsorganisatie van de NRVM De beroepsorganisatie krijgt de beschikking over de geregistreerde gegevens die nodig zijn voor de afhandeling van een beroep.
De geïnteresseerden Geïnteresseerden krijgen desgevraagd uitsluitend de beschikking over de gegevens van het vaartuig.

 

Indien een persoon of instantie naast de verstrekte scheepsgegevens ook contact met de eigenaar wenst, wordt aan de betreffende eigenaar verzocht om zelf contact met de vraagsteller op te nemen.

 

Slotbepalingen.

 

Koppeling registers

Het ledenregister en het schepenregister kunnen aan elkaar gekoppeld worden door middel van het lidnummer en scheepsnummer.

 

Informatie over het gebruik van de registers.

De beheerder van het ledenregister en de beheerder van het schepenregister informeren het bestuur jaarlijks over de voortgang van het gebruik van de register. Onder gebruik wordt verstaan het invoeren en vastleggen van de gegevens van de aanvrager(s), het gevraagde, het doel van het gebruik evenals of een de aanvraag gehonoreerd kon worden

 

 

Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 19 januari 2007,

 

 

 

…………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

  1. Th. Boshuizen-Hoek J.M. Faber

(voorzitter)                                                (secretaris)

 

 

 

AVG beleid VBOG

 

In aanvulling op ons privacy regelement (staat op de website) het volgende;

 

  1. Alle digitale gegevens van de VBOG zoals de Ledenadministratie, de schepenregistratie plus het archief, de beeldbank en de mappen van alle schepen staan in de Cloud, beveiligd door een gebruikersnaam en een wachtwoord. Deze Cloud ruimte is alleen toegankelijk (ook als back-up) voor:
  • Piet Middendorp als Voorzitter, Ledenadministratie en Schepenregistratie
  • Jan Lammers als voormalige Ledenadministratieur als back-up.
  • Syb Hoornstra als Webmaster
  • Jan en Ellen van ’t Spijker voor De Periodiek

 

  1. De Ledenadministratie maakt ca. 4 keer per jaar een actuele ledenlijst en stuurt die naar:
  • Alle bestuursleden
  • Jan en Ellen van ’t Spijker voor De Periodiek
  • Marian van der Woerdt voor het verzenden van artikelen
  • Tea Boshuizen als Coördinator schouwzaken RVEN
  • Fred van Ameijde van de Technische Commissie

 

  1. De Schepenregistratie maakt ca. 2 keer per jaar een actueel schepenregister en stuurt dat naar:
  • Tea Boshuizen als Coördinator schouwzaken RVEN
  • Fred van Ameijde van de Technische Commissie

 

4 .         De Ledenadministratie maakt en stuurt aan de leden van de Werkgroep Voordracht het aanmeldingsformulier met bijbehorende foto’s voor een aanname of afwijzing advies aan het bestuur:

  • Piet Middendorp
  • Henk Brunt
  • Jan Lammers
  • Fred van Ameijde

 

5 .         De Ledenadministratie maakt voor elke Bestuurs Vergadering een sheet met de gegevens van de nieuwe leden en stuurt deze naar alle bestuursleden ter voorbereiding op de Bestuurs Vergadering.

 

  1. De voorzitter maakt na elke Bestuurs Vergadering een sheet met Betalingen nieuwe leden voor versturen van artikelen en stuurt deze naar:
    • Maaike Bentelaar als Penningmeester
    • Marian van der Woedt voor het versturen van de artikelen

 

 

  1. De voorzitter maakt voor elke Periodiek een verzendlijst en stuurt deze naar Jan en Ellen van’t Spijker die deze lijst naar onze drukker Blad.nl verstuurd.

 

  1. Het Aanmeldingsformulier wordt opgeslagen in de map van het schip

 

Welke gegevens staan er op welke formulieren?

  1. Ledenbestand in Acces, bevat de volgende gegevens:
  • , OG nr., VBOGnr./OGnr. Naam, Scheepsnaam,
  • Adres naam, Titel, Init., Voornaam, Voorv., Adres,
  • Postcode Woonplaats, Postcode, Woonplaats, Land,
  • Vast tel. nr., Mobiel tel. nr., Mail adres, Opmerking,
  • Type, Status, Aktie december, Bedrag, Specificatie,
  • Datum in, Datum uit, Boek, vlag en Junileumplaatje

 

  1. Schepen register in Access, bevat de volgende gegevens:
  • , OG nr., RVEN nr.,Varend Monument nr., Varend Erfgoed nr.,
  • Scheepsnaam, Bjr., Type schip, Lengte, Breedte, Hoogte Diepte,
  • Type motor, pk, Diesel/Bezine/Electromotor, Werfnaam,
  • Werfplaats, Eigenaar, Woonplaats, Foto aanz. Interieur,
  • Lid in, Scheepspl., Opmerkingen

 

  1. Actuele ledenlijst in Excel, bevat de volgende gegevens:
  • , OG nr., Naam, Scheepsnaam,
  • Adresnaam, Voornaam, Adres, Postcode, Woonplaats,
  • Land, Vast tel.nr,. Mobiel tel. nr., Mailadres, Status,
  • Datum in, Datum uit

 

  1. Actueel schepenregister in Excel, bevat de volgende gegevens:
  • Lid nr., OG nr., Mon. Nr., Scheepsnaam, Type schip,
  • Lengte, breedte, hoogte, diepgang, Type motor, pk.,
  • Gebouwd bij en de Werfplaats

 

  1. Aanmeldingsformulier in Word, bevat de volgende gegevens:
  • Het formulier staat op de website
  1. Sheet met de gegevens van de nieuwe leden in Excel, bevat de volgende gegevens:
  • Naam schip, Type schip, Naam aanvrager,
  • Advies Werkgroep Voordracht, Datum, Donateur nr.
  • Lid nr. en het OG nr.

 

  1. Sheet met Betalingen nieuwe leden voor versturen van art. in Excel, bevat de volgende gegevens:
  • Datum, Naam schip, Type schip, Naam aanvrager,
  • Bedrag, Entreegeld, Contributie, vlag, boek, Plaatje,
  • Lid/ Kand. lid nr. en het OG nr.

 

  1. Verzendlijst in Excel, bevat de volgende gegevens:
  • VBOG nr./OG nr., Adresnaam, Adres,
  • Postcode Woonplaats, Land en naam.

 

  1. BCC bestand in Excel, bevat de e-mail adressen van onze Leden, Asp. Leden, Donateurs en Adverteerders of alleen onze Leden en Asp. leden.

 

Leden Login

Paswoord vergeten?

Word lid