PRIVACYREGLEMENT |
Inleiding
In dit privacy-reglement voor het Vereniging van Booteigenaren Oude Glorie (VBOG) wordt bepaald wie toegang heeft tot welke gegevens uit het leden- en het schepenregister.
Het ledenregister
Wie registreert en verstrekt de gegevens
Gegevens uit het ledenregister worden uitsluitend verstrekt door de beheerder van het ledenregister, op schriftelijke verzoek.
Welke gegevens bevat het ledenregister
In het ledenregister worden van de leden, kandidaat-leden en begunstigers de volgende persoonsgegevens vastgelegd:
- naam en voorletters, man/vrouw;
- adres en postcode;
- woonplaats;
- telefoonnummer(s), vast en mobiel;
- e-mailadres;
- naam vaartuig;
- datum intrede in VBOG;
- lidmaatschapnummer;
- inzetbaarheid activiteiten binnen de vereniging (facultatief).
Aan wie worden welke gegevens verstrekt
Bestuur en commissies VBOG | Het bestuur beschikt over een volledige, actuele ledenlijst uit het ledenregister. Commissies beschikken over gegevens die zij nodig hebben voor de realisering van hun doelstelling. |
Leden VBOG | De gegevens 1 t/m 9 worden aan de leden verstrekt, indien zij daarom verzoeken, voor persoonlijk gebruik. |
Kandidaat-leden VBOG | De gegevens 1 t/m 6, worden aan de kandidaat-leden verstrekt, indien zij daarom verzoeken, bijvoorbeeld in verband met een restauratie. |
Begunstigers en sponsors | De gegevens 1, 2 en 3 worden aan begunstigers verstrekt, uitsluitend als het doel is de leden van een eenmalige mailing te sturen. |
Geïnteresseerden | De gegevens 1, 2 en 3 worden aan geïnteresseerden verstrekt, uitsluitend als zij dat nodig hebben voor een doel dat past binnen de doelstelling van de VBOG en/of het doel is de leden van faciliteiten te voorzien. |
In alle overige gevallen | Uitsluitend na toestemming van de geregistreerde. |
Het schepenregister
Wie registreert en verstrekt de gegevens
Gegevens uit het schepenregister worden uitsluitend verstrekt door de beheerder van het schepenregister, op schriftelijk verzoek.
Welke gegevens bevat het schepenregister
In het schepenregister worden de gegevens vastgelegd van de schepen van eigenaren die lid zijn, waren of mogelijk worden van de VBOG, alsmede van de schepen die binnen de doelgroep vallen en waarvan gegevens beschikbaar zijn. De volgende gegevens worden geregistreerd:
- de huidige en vorige naam en/of namen van het vaartuig;
- het type vaartuig en de eventuele vroegere functie(s);
- de actuele gegevens van het vaartuig zoals opgenomen in het register;
- de historische gegevens van het vaartuig;
- de naam van de huidige eigenaar;
- de naam/namen van vorige eigenaren met de periode;
- het VBOG-scheepsnummer ter identificatie van het vaartuig;
- het NRVM-registratienummer.
Aan wie worden gegevens verstrekt
Bij het verstrekken van gegevens wordt onderscheid gemaakt in twee groepen:
- betrokkenen bij het register, dit zijn:
- het bestuur van de VBOG;
- de (huidige) eigenaar van het vaartuig;
- de vorige eigenaar(s) van het vaartuig;
- de leden van de VBOG;
- de Technische Commissie;
- de Restauratiecommissie van de FONV;
- de beroepsorganisatie van de NRVM;
- geïnteresseerden in het register, dit kunnen zijn:
- overheden
- instellingen en instanties die een relatie hebben met het varend erfgoed
- alle overige instellingen, instanties, organisaties en personen.
Uitgangspunten bij het verstrekken van gegevens
Bij het verstrekken van de gegevens gelden de volgende uitgangspunten:
- Registergegevens van vaartuigen zonder aanduiding van de (vorige) eigenaar zijn (in beginsel) openbaar en worden aan alle betrokkenen en geïnteresseerden verstrekt.
- Alle andere registergegevens (die betrekking hebben op de naam van de huidige of vroegere eigenaar) zijn beperkt toegankelijk (voor betrokkenen) en worden eerst na toestemming van de betrokken eigenaar (aan bepaalde geïnteresseerden) beschikbaar gesteld. Hieronder worden deze beperkingen (en voorwaarden) nader uitgewerkt.
Aan wie worden welke gegevens verstrekt
Bestuur VBOG | Het bestuur beschikt over een volledig, actueel schepenregister. |
Eigenaar van het vaartuig | De eigenaar krijgt desgevraagd de beschikking over alle geregistreerde gegevens van het eigen vaartuig. |
Vorige eigenaar(s) van het vaartuig | De vorige eigenaar krijgt desgevraagd de beschikking over de geregistreerde gegevens van het vaartuig, met (hooguit) de vermelding of de huidige eigenaar ook lid is van de VBOG. |
Leden van de VBOG | De leden van de VBOG krijgen desgevraagd de beschikking over de gegevens 1 t/m 5. |
Technische Commissie | De Technische Commissie beschikt over alle gegevens die nodig zijn om haar functie te kunnen uitvoeren. |
Restauratiecommissie van de FONV | De Restauratiecommissie krijgt de beschikking over de geregistreerde gegevens die nodig zijn voor de afhandeling van een subsidieaanvraag. |
Beroepsorganisatie van de NRVM | De beroepsorganisatie krijgt de beschikking over de geregistreerde gegevens die nodig zijn voor de afhandeling van een beroep. |
De geïnteresseerden | Geïnteresseerden krijgen desgevraagd uitsluitend de beschikking over de gegevens van het vaartuig. |
Indien een persoon of instantie naast de verstrekte scheepsgegevens ook contact met de eigenaar wenst, wordt aan de betreffende eigenaar verzocht om zelf contact met de vraagsteller op te nemen.
Slotbepalingen.
Koppeling registers
Het ledenregister en het schepenregister kunnen aan elkaar gekoppeld worden door middel van het lidnummer en scheepsnummer.
Informatie over het gebruik van de registers.
De beheerder van het ledenregister en de beheerder van het schepenregister informeren het bestuur jaarlijks over de voortgang van het gebruik van de register. Onder gebruik wordt verstaan het invoeren en vastleggen van de gegevens van de aanvrager(s), het gevraagde, het doel van het gebruik evenals of een de aanvraag gehonoreerd kon worden
Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 19 januari 2007,
…………………………………………………………………………………………………………………..
- Th. Boshuizen-Hoek J.M. Faber
(voorzitter) (secretaris)
AVG beleid VBOG In aanvulling op ons privacy regelement (staat op de website) het volgende;
4 . De Ledenadministratie maakt en stuurt aan de leden van de Werkgroep Voordracht het aanmeldingsformulier met bijbehorende foto’s voor een aanname of afwijzing advies aan het bestuur:
5 . De Ledenadministratie maakt voor elke Bestuurs Vergadering een sheet met de gegevens van de nieuwe leden en stuurt deze naar alle bestuursleden ter voorbereiding op de Bestuurs Vergadering.
Welke gegevens staan er op welke formulieren?
|